POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL

ENTIDAD RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE SUS DATOS PERSONALES

Razón social: C.I DISTRIHOGAR S.A.S
Nit: 800.186.656-1
Domicilio: Calle 79 Sur números 52 A - 145 y 52 A-245, La Estrella, Antioquia.
Teléfono: (604) 444 99 55
Correo electrónico: contabilidad@distrihogar.com.co

Para C.I DISTRIHOGAR S.A.S es fundamental la protección de los datos personales proporcionados por cualquier persona natural, por esta razón, ha definido la siguiente política de tratamiento de la información, la cual, tiene como objeto comunicar e informar a los titulares de la información, la forma en cómo realiza el tratamiento de los datos personales.

A continuación, le informamos sobre la Política de Tratamiento de la Información de los Datos Personales de C.I DISTRIHOGAR S.A.S quien ostenta la calidad de Responsable de Tratamiento de los datos personales de sus empleados, contratistas, aspirantes, eventual prospecto de clientes, usuarios, proveedores, aliados y/o terceros en general. Esta política aplica para toda la información personal registrada en cualquiera de las bases de datos de C.I DISTRIHOGAR S.A.S, y es de obligatorio y estricto cumplimiento.

¿QUÉ DATOS RECOPILAMOS Y CÓMO LOS UTILIZAMOS?

Los datos que recopilamos o recopilaremos pueden incluir, sin limitarse lo siguientes: tipo y número de identificación, nombre y apellidos, género, dirección de correo electrónico, dirección postal y de domicilio, número de teléfono fijo y celular, fecha de nacimiento o rango de edad, información sobre su estado de afiliación a EPS, medicina prepagada, información crediticia y financiera, información que haya compartido con nosotros sobre usted (por ejemplo, a través de servicios de mensajería instantánea, e-commerce: Distrihogar, Maga, Dotafacil o de cualquiera de los canales habilitados por la compañía), información sobre sus familiares o acompañantes, notas e informes sobre su salud y cualquier tratamiento que proporcione el empleado.

Si ejerce alguno de sus derechos en virtud de la Ley Estatutaria de Protección de Datos Personales (“LEPDP”), conservaremos un registro de esto y cómo respondemos. Le informamos que sus datos podrán ser capturados, almacenados, usados, procesados, suprimidos, anonimizados, disociados, transmitidos y transferidos a terceros dentro y fuera del territorio nacional, y en general procesados para llevar a cabo las finalidades que se mencionan a continuación:

Uso de datos personales para los fines de recursos humanos:

1. Datos personales para realizar entrevistas en procesos de selección, encuestas, evaluaciones, sondeos en DISTRIHOGAR.
2. Remitir información relacionada con DISTRIHOGAR, en relación con sus empleados, conforme la relación contractual existente.
3. La transmisión y trasferencia de datos a terceros en los eventos en que estos sean requeridos.
4. Notificación del cumplimiento de las obligaciones de pago a los empleados.
5. Otras actividades que estén sujetas al desarrollo del objeto social de la compañía y en las cuales necesariamente deben ser usados los Datos Personales del titular.
6. Para cumplir con los deberes de información que deba practicar la compañía por mandato legal, por decisión judicial o de autoridad competente.
7. Cumplir con las obligaciones tributarias y de registros comerciales corporativos y contables de DISTRIHOGAR.
8. Para adelantar procesos al interior de la Compañía de carácter operativo, de gestión de su personal, tecnológico, de administración de sistemas y archivo.
9. Realizar el análisis para el control y prevención del fraude y de lavado de activos, incluyendo la consulta en listas restrictivas, y toda la información necesaria requerida para el SARLAFT.
   Almacenar información de contacto y perfil de todos los empleados directos e indirectos de la compañía en lo relacionado con su vinculación, ejecución de actividades y terminación de relaciones laborales.
10. Envío de comunicaciones relacionadas con asuntos laborales y de interés de la compañía.
11. Para el pago de nómina, obligaciones legales y extralegales.
12. Para el cumplimiento de órdenes judiciales, que contribuyan a la buena marcha de la Administración de Justicia

Uso de datos personales para los fines con los proveedores y clientes

1. Realizar, a través de cualquier medio en forma directa o a través de terceros, actividades de mercadeo, promoción y/o publicidad propia o de terceros, venta, facturación, gestión de cobranza, recaudo, programación, soporte técnico, inteligencia de mercados, mejoramiento del servicio, verificaciones y consultas, control, comportamiento, hábito y habilitación de medios de pago, prevención de fraude, así como cualquier otra relacionada con nuestros productos y servicios, actuales y futuros, para el cumplimiento de las obligaciones contractuales y de nuestro objeto social.
2. Generar una comunicación óptima en relación con nuestros servicios, productos, promociones, facturación y demás actividades.
3. Evaluar la calidad de nuestros productos y servicios y realizar estudios sobre hábitos de consumo, preferencia, interés de compra, prueba de producto, concepto, evaluación del servicio, satisfacción y otras relacionadas con nuestros servicios y productos.
4. Prestar asistencia, servicio y soporte técnico de nuestros productos y servicios
5. Realizar labores de video vigilancia que garanticen la seguridad nuestra y de nuestros visitantes.
6. Realizar las gestiones necesarias para dar cumplimiento a las obligaciones inherentes a los servicios prestados por DISTRIHOGAR.
7. Cumplir con las obligaciones contraídas con nuestros clientes, aliados, usuarios, proveedores, sus filiales, distribuidores, subcontratistas y demás personas relacionadas directa o indirectamente con el objeto social de DISTRIHOGAR
8. Remitir información relacionada con DISTRIHOGAR, en relación con sus clientes, proveedores, accionistas, conforme la relación contractual existente.
9. La transmisión y trasferencia de datos a terceros en los eventos en que estos sean requeridos
10. Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por el titular de la presente autorización, conforme la relación existente con la compañía.
11. Notificación del cumplimiento de las obligaciones de pago tanto a los proveedores o terceros
12. tras actividades que estén sujetas al desarrollo del objeto social de la compañía y en las cuales necesariamente deben ser usados los Datos Personales del titular.
13. Para cumplir con los deberes de información que deba practicar la compañía por mandato legal, por decisión judicial o de autoridad competente.
14. Con el fin de cumplir con las obligaciones tributarias y de registros comerciales corporativos y contables de DISTRIHOGAR.
15. Para adelantar procesos al interior de la Compañía de carácter operativo, de gestión de su personal, tecnológico, de administración de sistemas y archivo.
16. Podremos estar en contacto con el titular del Dato Personal en caso de existir grave e inminente riesgo frente a la protección de sus Datos Personales, conforme al Procedimiento de fuga de Datos Personales.
17. Realizar el análisis para el control y prevención del fraude y de lavado de activos, incluyendo la consulta en listas restrictivas, y toda la información necesaria requerida para el SARLAFT.
18. Además, frente a cada parte que tenga que ver con C. I. DISTRIHOGAR, la información suministrada por el titular de los datos será incluida en nuestra base de datos.
19. Ejecutar la relación contractual existente.
20. Notificación de pago o cancelación de obligaciones a los proveedores de la compañía.
21. Informar sobre el requerimiento de nuevos productos o servicios o modificaciones en los ya existentes.
22. Evaluar la calidad de los productos y servicios suministrados por esta sociedad.
23. Solicitar información referente a un producto o servicio que requiera la sociedad.
24. Envío de información relacionada con el desarrollo del objeto social de DISTRIHOGAR, modificaciones en políticas de compras o pago de productos o servicios.
25. Hacer efectivo el cumplimiento de la Garantía de calidad y funcionamiento a cargo de Proveedores y a favor de los clientes de DISTRIHOGAR.
26. Realizar estudios de mercado para detectar posibles oportunidades de nuevos negocios.
27. Cumplimiento de cargas y deberes tributarios de información y/o reporte.
28. Proporcionar los productos que comercializa la compañía.
29. Desarrollar las relaciones comerciales.
30. Usar la información con la finalidad de promocionar nuestros productos, bienes y servicios, eventos académicos e informativos, por medios físicos o a través de nuestra página web, mensaje (SMS y/o MMS), correo electrónico, llamada telefónica, redes sociales, plataformas de envío de mensajes de audio o texto u otros medios usados para el efecto, que no impliquen poner en peligro los datos objeto de tratamiento.
31. Envío de comunicaciones relacionadas con nuestros servicios, alianzas, estudios, concursos, eventos académicos, entre otros.
32. Informar sobre nuevos productos y servicios que tengan relación directa con los contratos, productos o servicios adquiridos por el titular.
33. Evaluar la calidad de los servicios suministrados por esta sociedad.
34. Efectuar actividades de cobranza en cualquiera de sus etapas con relación a las obligaciones contraídas por el titular.
35. Realizar consulta de información financiera e historia crediticia y realizar los respectivos reportes a centrales de riesgo, cuando se cumpla con los requisitos para ello, de acuerdo, a las obligaciones de pago contraídas con la sociedad y el incumplimiento de estas.
36. Para acreditar la experiencia y pericia ante nuevos clientes o terceros. 37. Para facilitar el desarrollo de las relaciones crediticias o financieras sostenidas entre los clientes y entidades del sector bancario.

Uso de datos personales para los fines con los Accionistas:

1. En caso de ser accionista de la compañía se dará aviso de convocatorias a las Asambleas Ordinarias y Extraordinarias de la compañía, u otro tipo de comunicaciones por parte de la administración de DISTRIHOGAR.
2. Notificación del decreto y reparto de utilidades de la compañía cuando corresponda, así como el pago de dividendos correspondiente a los accionistas de la sociedad. 3. Envío de información de interés general relacionada con la sociedad DISTRIHOGAR, en el desarrollo de su objeto social o con ocasión del contrato social y/o la administración general de la Compañía.

Uso de Cookies en sitio web/ E-COMMERCE

Nuestros sitios web utilizan cookies de terceros, recopilamos automáticamente cierta información sobre tu dispositivo, incluida información sobre tu navegador web, dirección IP, zona horaria y algunas de las cookies que están instaladas en el mismo, lo anterior, con la finalidad de recopilar información estadística sobre su navegación y mostrarle publicidad relacionada con sus preferencias. Si continúa navegando, consideramos que acepta su uso.

Recopilamos información del dispositivo utilizando las siguientes tecnologías:

Cookies: son archivos de datos que se colocan en tu dispositivo o computadora y con frecuencia incluyen un identificador único anónimo.
Archivos de registro: rastrean las acciones que ocurren en el Sitio y recopilan datos, incluida tu dirección IP, el tipo de navegador, el proveedor de servicios de Internet, las páginas de referencia/salida y las marcas de fecha y hora.

Además, cuando efectúas una compra o intentas realizar una compra a través del Sitio, recopilamos cierta información tuya, como tu nombre, dirección de facturación, dirección de envío, información de pago, incluidos números de tarjetas de crédito, débito, voucher, addi, wallet mercado pago, codensa, efecty, etc., dirección de email y el número de teléfono. Esto se denomina Información del Pedido.

Uso de datos personales para los fines con los visitantes:

1. Atender requerimientos de autoridades judiciales o administrativas
2. Gestionar las relaciones, derechos y deberes que se tienen con los titulares
3. Asegurar la gestión de la seguridad en nuestras instalaciones.
   1. Gestionar riesgos o accidentes dentro de las instalaciones.
4. Controlar el acceso y salida de personas en las instalaciones.
5. Realizar actividades de gestión administrativa
6. Recibir y gestionar requerimientos sobre productos o servicios, atención a los titulares (Gestión PQR)
7. Cumplir con la atención de derechos de los ciudadanos.
8. Adelantar investigaciones en caso de presentarse situaciones de riesgo o violaciones a la seguridad.

FORMA EN LA CUAL SE OBTIENEN LOS DATOS PERSONALES.

Las actividades de recolección y almacenamiento de Datos Personales serán realizadas a través de correo físico, electrónico, dispositivos móviles, páginas web, plataformas de recolección de datos, plataformas virtuales o electrónicas de contacto o a través de cualquier mecanismo digital, físico o semejante de comunicación conocido, a través del suministro voluntario y directo que el titular de los Datos Personales le entrega a la sociedad DISTRIHOGAR.

USO DE DATOS PERSONALES SENSIBLES

En los casos que sea necesario se recolectarán datos personales de carácter sensibles, respetando las garantías y derechos de los titulares de la información; el tratamiento se realizará siempre que exista la autorización previa y expresa del titular de la información, y, obedecerá al interés superior o a las garantías de otros derechos necesarios para salvaguardar el interés superior del titular de la información.

DERECHOS DE LOS TITULARES.

La Ley 1581 de 2012 establece que los Titulares de los datos personales tendrán los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúa como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley;
c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES C.I

DISTRIHOGAR S.A.S

Solo podrá recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de las normas legales que dispongan lo contrario, procederá a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante, lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

PERSONAS A LAS QUE SE LES PUEDE SUMINISTRAR INFORMACIÓN

La información que reúna las condiciones establecidas en la presente política podrá suministrarse a las siguientes personas:

a) A los titulares de la información, sus causahabientes o sus representantes legales en caso de que sea un menor de edad,
b) A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial,
c) A los terceros autorizados por el Titular o por la ley.

ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS, EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

El área de Servicio al Cliente de DISTRIHOGAR es la encargada de recibir las peticiones, consultas y reclamos del Titular de los Datos Personales relacionados con sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el Dato Personal y revocar la Autorización. Así mismo el área de Servicio al Cliente velará por la oportuna y adecuada respuesta que emita cada una de las áreas de DISTRIHOGAR a las solicitudes, consultas y reclamos de los Titulares de los Datos.

Los derechos de consulta y reclamo podrán ser ejercidos así:

✔ A nombre propio: Puede ejercer su derecho directamente, siempre y cuando acredite su identidad, realizando la consulta o reclamo en relación con los datos almacenados en nuestras bases de datos y/o archivos. Tendrá derecho a conocer, actualizar, acceder, rectificar, suprimir, solicitar prueba de autorización otorgada, ser informado respecto del uso de sus datos y revocar la autorización otorgada.
✔ Ejercicio del derecho de menores de edad: Los menores de edad deberán ejercer su derecho de Hábeas Data a través de quien acredite su representación legal.

CANALES PARA LA RECEPCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

El canal de recepción, atención y respuesta de las peticiones, consultas o reclamos dispuesto por C.I DISTRIHOGAR S.A.S es el siguiente:

● Página web: https://www.distrihogar.com.co/contacto

No obstante lo anterior, ante imposibilidad de utilizar nuestro canal principal, el titular podrá dirigir sus peticiones, consultas o reclamos por medio de los siguientes canales:

● Domicilio: Calle 79 Sur números 52 A - 145 y 52 A-245, La Estrella, Antioquia
● Teléfono: (604) 444 99 55
● Celular: 300 592 8733
● Correo electrónico: contabilidad@distrihogar.com.co

PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE HÁBEAS DATA

En cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales,** C.I DISTRIHOGAR S.A.S** presenta el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de sus derechos.

Para la radicación y atención de su solicitud le requerimos suministrar la siguiente información:

1. Nombres completos y apellidos
2. Número de identificación
3. Datos de contacto (dirección y/o correo electrónico y teléfonos de contacto)
4. Medios para recibir respuesta a su solicitud
5. Motivos, hechos que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de autorización otorgada, revocar, suprimir, acceder a la información)

El término máximo previsto por la Ley para resolver su reclamación es de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término el Responsable del tratamiento informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio.

TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES A TERCEROS

No entregaremos sus datos personales a otras entidades sin antes obtener su previo consentimiento, salvo que:

✔ La transmisión de sus datos fuese necesaria para la prestación efectiva y cumplimiento de nuestras obligaciones contractuales;
✔ Exista su autorización expresa y brindada para hacerlo;
✔ Sea necesaria para permitir a los proveedores, contratistas o colaboradores prestar los servicios encomendados;
✔ Sea requerido o permitido por la ley.
Sin perjuicio de lo anterior, para realizar una transmisión de sus datos personales a terceros encargados ubicados en Colombia o en el exterior, debe existir (i) una autorización previa, expresa e informada por parte suya, o (ii) un contrato de transmisión de datos personales que contenga, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 2.2.2.25.5.2. del Decreto 1074 de 2015 por lo menos lo siguiente:
✔ Los alcances de la obligación del encargado para el tratamiento de datos personales.
✔ Las actividades que el encargado deberá realizar por nuestra cuenta para el tratamiento de los datos personales.
✔ Las obligaciones del encargado con respecto al titular y nosotros.
✔ La obligación del encargado de dar cumplimiento a las obligaciones contempladas en el aviso de privacidad y el manual interno de políticas y nuestros procedimientos.
✔ La obligación del encargado de realizar el tratamiento de los datos personales de acuerdo con las finalidades autorizadas por los titulares y con legislación aplicable.
✔ La obligación del encargado de dar tratamiento, por cuenta del responsable, a los datos personales conforme a los principios que los tutelan
✔ La obligación del encargado de salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan datos personales.
✔ La obligación del encargado de guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos personales.

C.I DISTRIHOGAR S.A.S COMO ENCARGADO DE LA INFORMACIÓN

En los casos de que DISTRIHOGAR S.A.S opere como encargado de la información, los Responsables de la información deberán solicitar y conservar la autorización del titular de la información, para el tratamiento de los datos personales por parte nuestra, por lo tanto DISTRIHOGAR S.A.S presume que el Responsable de la información, cuenta con las autorizaciones previas y expresas de los titulares con quien tiene contacto, para hacer uso de sus datos personales y suministrará copia de tales autorizaciones en caso de que como encargados lo requieran, para los fines consagrados en la política de tratamiento de datos personales.

SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD.

Con el fin de cumplir con el principio de seguridad de la LEPDP, y mantener la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos personales que se encuentran en nuestras bases de datos y archivos, adoptaremos las medidas de seguridad necesarias para evitar la alteración, pérdida y tratamiento o acceso no autorizado a sus datos personales.

ACTUALIZACIÓN Y VIGENCIA

La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 15 de abril del año 2023.

Los datos personales proporcionados se conservarán mientras no se solicite la supresión por parte del Titular de la Información y/o el interesado y siempre que, no exista un deber legal de conservarlos.