POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL

ENTIDAD RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE SUS DATOS PERSONALES

Razón social: C.I DISTRIHOGAR S.A.S
Nit: 800.186.656-1
Domicilio: Calle 79 Sur números 52 A - 145 y 52 A-245, La Estrella, Antioquia.
Teléfono: (604) 444 99 55
Correo electrónico: contabilidad@distrihogar.com.co

Para C.I DISTRIHOGAR S.A.S es fundamental la protección de los datos personales proporcionados por cualquier persona natural, por esta razón, ha definido la siguiente política de tratamiento de la información, la cual, tiene como objeto comunicar e informar a los titulares de la información, la forma en cómo realiza el tratamiento de los datos personales.

A continuación, le informamos sobre la Política de Tratamiento de la Información de los Datos Personales de C.I DISTRIHOGAR S.A.S quien ostenta la calidad de Responsable de Tratamiento de los datos personales de sus empleados, contratistas, aspirantes, eventual prospecto de clientes, usuarios, proveedores, aliados y/o terceros en general. Esta política aplica para toda la información personal registrada en cualquiera de las bases de datos de C.I DISTRIHOGAR S.A.S, y es de obligatorio y estricto cumplimiento.

¿QUÉ DATOS RECOPILAMOS Y CÓMO LOS UTILIZAMOS?

Los datos que recopilamos o recopilaremos pueden incluir, sin limitarse lo siguientes: tipo y número de identificación, nombre y apellidos, género, dirección de correo electrónico, dirección postal y de domicilio, número de teléfono fijo y celular, fecha de nacimiento o rango de edad, información sobre su estado de afiliación a EPS, medicina prepagada, información crediticia y financiera, información que haya compartido con nosotros sobre usted (por ejemplo, a través de servicios de mensajería instantánea, e-commerce: Distrihogar, Maga, Dotafacil o de cualquiera de los canales habilitados por la compañía), información sobre sus familiares o acompañantes, notas e informes sobre su salud y cualquier tratamiento que proporcione el empleado.

Si ejerce alguno de sus derechos en virtud de la Ley Estatutaria de Protección de Datos Personales (“LEPDP”), conservaremos un registro de esto y cómo respondemos. Le informamos que sus datos podrán ser capturados, almacenados, usados, procesados, suprimidos, anonimizados, disociados, transmitidos y transferidos a terceros dentro y fuera del territorio nacional, y en general procesados para llevar a cabo las finalidades que se mencionan a continuación:

Uso de datos personales para los fines de recursos humanos:

1. Datos personales para realizar entrevistas en procesos de selección, encuestas, evaluaciones, sondeos en DISTRIHOGAR.
2. Remitir información relacionada con DISTRIHOGAR, en relación con sus empleados, conforme la relación contractual existente.
3. La transmisión y trasferencia de datos a terceros en los eventos en que estos sean requeridos.
4. Notificación del cumplimiento de las obligaciones de pago a los empleados.
5. Otras actividades que estén sujetas al desarrollo del objeto social de la compañía y en las cuales necesariamente deben ser usados los Datos Personales del titular.
6. Para cumplir con los deberes de información que deba practicar la compañía por mandato legal, por decisión judicial o de autoridad competente.
7. Cumplir con las obligaciones tributarias y de registros comerciales corporativos y contables de DISTRIHOGAR.
8. Para adelantar procesos al interior de la Compañía de carácter operativo, de gestión de su personal, tecnológico, de administración de sistemas y archivo.
9. Realizar el análisis para el control y prevención del fraude y de lavado de activos, incluyendo la consulta en listas restrictivas, y toda la información necesaria requerida para el SARLAFT.
   Almacenar información de contacto y perfil de todos los empleados directos e indirectos de la compañía en lo relacionado con su vinculación, ejecución de actividades y terminación de relaciones laborales.
10. Envío de comunicaciones relacionadas con asuntos laborales y de interés de la compañía.
11. Para el pago de nómina, obligaciones legales y extralegales.
12. Para el cumplimiento de órdenes judiciales, que contribuyan a la buena marcha de la Administración de Justicia

Uso de datos personales para los fines con los proveedores y clientes

1. Realizar, a través de cualquier medio en forma directa o a través de terceros, actividades de mercadeo, promoción y/o publicidad propia o de terceros, venta, facturación, gestión de cobranza, recaudo, programación, soporte técnico, inteligencia de mercados, mejoramiento del servicio, verificaciones y consultas, control, comportamiento, hábito y habilitación de medios de pago, prevención de fraude, así como cualquier otra relacionada con nuestros productos y servicios, actuales y futuros, para el cumplimiento de las obligaciones contractuales y de nuestro objeto social.
2. Generar una comunicación óptima en relación con nuestros servicios, productos, promociones, facturación y demás actividades.
3. Evaluar la calidad de nuestros productos y servicios y realizar estudios sobre hábitos de consumo, preferencia, interés de compra, prueba de producto, concepto, evaluación del servicio, satisfacción y otras relacionadas con nuestros servicios y productos.
4. Prestar asistencia, servicio y soporte técnico de nuestros productos y servicios
5. Realizar labores de video vigilancia que garanticen la seguridad nuestra y de nuestros visitantes.
6. Realizar las gestiones necesarias para dar cumplimiento a las obligaciones inherentes a los servicios prestados por DISTRIHOGAR.
7. Cumplir con las obligaciones contraídas con nuestros clientes, aliados, usuarios, proveedores, sus filiales, distribuidores, subcontratistas y demás personas relacionadas directa o indirectamente con el objeto social de DISTRIHOGAR
8. Remitir información relacionada con DISTRIHOGAR, en relación con sus clientes, proveedores, accionistas, conforme la relación contractual existente.
9. La transmisión y trasferencia de datos a terceros en los eventos en que estos sean requeridos
10. Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por el titular de la presente autorización, conforme la relación existente con la compañía.
11. Notificación del cumplimiento de las obligaciones de pago tanto a los proveedores o terceros
12. tras actividades que estén sujetas al desarrollo del objeto social de la compañía y en las cuales necesariamente deben ser usados los Datos Personales del titular.
13. Para cumplir con los deberes de información que deba practicar la compañía por mandato legal, por decisión judicial o de autoridad competente.
14. Con el fin de cumplir con las obligaciones tributarias y de registros comerciales corporativos y contables de DISTRIHOGAR.
15. Para adelantar procesos al interior de la Compañía de carácter operativo, de gestión de su personal, tecnológico, de administración de sistemas y archivo.
16. Podremos estar en contacto con el titular del Dato Personal en caso de existir grave e inminente riesgo frente a la protección de sus Datos Personales, conforme al Procedimiento de fuga de Datos Personales.
17. Realizar el análisis para el control y prevención del fraude y de lavado de activos, incluyendo la consulta en listas restrictivas, y toda la información necesaria requerida para el SARLAFT.
18. Además, frente a cada parte que tenga que ver con C. I. DISTRIHOGAR, la información suministrada por el titular de los datos será incluida en nuestra base de datos.
19. Ejecutar la relación contractual existente.
20. Notificación de pago o cancelación de obligaciones a los proveedores de la compañía.
21. Informar sobre el requerimiento de nuevos productos o servicios o modificaciones en los ya existentes.
22. Evaluar la calidad de los productos y servicios suministrados por esta sociedad.
23. Solicitar información referente a un producto o servicio que requiera la sociedad.
24. Envío de información relacionada con el desarrollo del objeto social de DISTRIHOGAR, modificaciones en políticas de compras o pago de productos o servicios.
25. Hacer efectivo el cumplimiento de la Garantía de calidad y funcionamiento a cargo de Proveedores y a favor de los clientes de DISTRIHOGAR.
26. Realizar estudios de mercado para detectar posibles oportunidades de nuevos negocios.
27. Cumplimiento de cargas y deberes tributarios de información y/o reporte.
28. Proporcionar los productos que comercializa la compañía.
29. Desarrollar las relaciones comerciales.
30. Usar la información con la finalidad de promocionar nuestros productos, bienes y servicios, eventos académicos e informativos, por medios físicos o a través de nuestra página web, mensaje (SMS y/o MMS), correo electrónico, llamada telefónica, redes sociales, plataformas de envío de mensajes de audio o texto u otros medios usados para el efecto, que no impliquen poner en peligro los datos objeto de tratamiento.
31. Envío de comunicaciones relacionadas con nuestros servicios, alianzas, estudios, concursos, eventos académicos, entre otros.
32. Informar sobre nuevos productos y servicios que tengan relación directa con los contratos, productos o servicios adquiridos por el titular.
33. Evaluar la calidad de los servicios suministrados por esta sociedad.
34. Efectuar actividades de cobranza en cualquiera de sus etapas con relación a las obligaciones contraídas por el titular.
35. Realizar consulta de información financiera e historia crediticia y realizar los respectivos reportes a centrales de riesgo, cuando se cumpla con los requisitos para ello, de acuerdo, a las obligaciones de pago contraídas con la sociedad y el incumplimiento de estas.
36. Para acreditar la experiencia y pericia ante nuevos clientes o terceros. 37. Para facilitar el desarrollo de las relaciones crediticias o financieras sostenidas entre los clientes y entidades del sector bancario.

Uso de datos personales para los fines con los Accionistas:

1. En caso de ser accionista de la compañía se dará aviso de convocatorias a las Asambleas Ordinarias y Extraordinarias de la compañía, u otro tipo de comunicaciones por parte de la administración de DISTRIHOGAR.
2. Notificación del decreto y reparto de utilidades de la compañía cuando corresponda, así como el pago de dividendos correspondiente a los accionistas de la sociedad. 3. Envío de información de interés general relacionada con la sociedad DISTRIHOGAR, en el desarrollo de su objeto social o con ocasión del contrato social y/o la administración general de la Compañía.

Uso de Cookies en sitio web/ E-COMMERCE

Nuestros sitios web utilizan cookies de terceros, recopilamos automáticamente cierta información sobre tu dispositivo, incluida información sobre tu navegador web, dirección IP, zona horaria y algunas de las cookies que están instaladas en el mismo, lo anterior, con la finalidad de recopilar información estadística sobre su navegación y mostrarle publicidad relacionada con sus preferencias. Si continúa navegando, consideramos que acepta su uso.

Recopilamos información del dispositivo utilizando las siguientes tecnologías:

Cookies: son archivos de datos que se colocan en tu dispositivo o computadora y con frecuencia incluyen un identificador único anónimo.
Archivos de registro: rastrean las acciones que ocurren en el Sitio y recopilan datos, incluida tu dirección IP, el tipo de navegador, el proveedor de servicios de Internet, las páginas de referencia/salida y las marcas de fecha y hora.

Además, cuando efectúas una compra o intentas realizar una compra a través del Sitio, recopilamos cierta información tuya, como tu nombre, dirección de facturación, dirección de envío, información de pago, incluidos números de tarjetas de crédito, débito, voucher, addi, wallet mercado pago, codensa, efecty, etc., dirección de email y el número de teléfono. Esto se denomina Información del Pedido.

Uso de datos personales para los fines con los visitantes:

1. Atender requerimientos de autoridades judiciales o administrativas
2. Gestionar las relaciones, derechos y deberes que se tienen con los titulares
3. Asegurar la gestión de la seguridad en nuestras instalaciones.
   1. Gestionar riesgos o accidentes dentro de las instalaciones.
4. Controlar el acceso y salida de personas en las instalaciones.
5. Realizar actividades de gestión administrativa
6. Recibir y gestionar requerimientos sobre productos o servicios, atención a los titulares (Gestión PQR)
7. Cumplir con la atención de derechos de los ciudadanos.
8. Adelantar investigaciones en caso de presentarse situaciones de riesgo o violaciones a la seguridad.

FORMA EN LA CUAL SE OBTIENEN LOS DATOS PERSONALES.

Las actividades de recolección y almacenamiento de Datos Personales serán realizadas a través de correo físico, electrónico, dispositivos móviles, páginas web, plataformas de recolección de datos, plataformas virtuales o electrónicas de contacto o a través de cualquier mecanismo digital, físico o semejante de comunicación conocido, a través del suministro voluntario y directo que el titular de los Datos Personales le entrega a la sociedad DISTRIHOGAR.

USO DE DATOS PERSONALES SENSIBLES

En los casos que sea necesario se recolectarán datos personales de carácter sensibles, respetando las garantías y derechos de los titulares de la información; el tratamiento se realizará siempre que exista la autorización previa y expresa del titular de la información, y, obedecerá al interés superior o a las garantías de otros derechos necesarios para salvaguardar el interés superior del titular de la información.

DERECHOS DE LOS TITULARES.

La Ley 1581 de 2012 establece que los Titulares de los datos personales tendrán los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúa como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley;
c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES C.I

DISTRIHOGAR S.A.S

Solo podrá recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de las normas legales que dispongan lo contrario, procederá a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante, lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

PERSONAS A LAS QUE SE LES PUEDE SUMINISTRAR INFORMACIÓN

La información que reúna las condiciones establecidas en la presente política podrá suministrarse a las siguientes personas:

a) A los titulares de la información, sus causahabientes o sus representantes legales en caso de que sea un menor de edad,
b) A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial,
c) A los terceros autorizados por el Titular o por la ley.

ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS, EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

El área de Servicio al Cliente de DISTRIHOGAR es la encargada de recibir las peticiones, consultas y reclamos del Titular de los Datos Personales relacionados con sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el Dato Personal y revocar la Autorización. Así mismo el área de Servicio al Cliente velará por la oportuna y adecuada respuesta que emita cada una de las áreas de DISTRIHOGAR a las solicitudes, consultas y reclamos de los Titulares de los Datos.

Los derechos de consulta y reclamo podrán ser ejercidos así:

✔ A nombre propio: Puede ejercer su derecho directamente, siempre y cuando acredite su identidad, realizando la consulta o reclamo en relación con los datos almacenados en nuestras bases de datos y/o archivos. Tendrá derecho a conocer, actualizar, acceder, rectificar, suprimir, solicitar prueba de autorización otorgada, ser informado respecto del uso de sus datos y revocar la autorización otorgada.
✔ Ejercicio del derecho de menores de edad: Los menores de edad deberán ejercer su derecho de Hábeas Data a través de quien acredite su representación legal.

CANALES PARA LA RECEPCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

El canal de recepción, atención y respuesta de las peticiones, consultas o reclamos dispuesto por C.I DISTRIHOGAR S.A.S es el siguiente:

● Página web: https://www.distrihogar.com.co/contacto

No obstante lo anterior, ante imposibilidad de utilizar nuestro canal principal, el titular podrá dirigir sus peticiones, consultas o reclamos por medio de los siguientes canales:

● Domicilio: Calle 79 Sur números 52 A - 145 y 52 A-245, La Estrella, Antioquia
● Teléfono: (604) 444 99 55
● Celular: 300 592 8733
● Correo electrónico: contabilidad@distrihogar.com.co

PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE HÁBEAS DATA

En cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales,** C.I DISTRIHOGAR S.A.S** presenta el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de sus derechos.

Para la radicación y atención de su solicitud le requerimos suministrar la siguiente información:

1. Nombres completos y apellidos
2. Número de identificación
3. Datos de contacto (dirección y/o correo electrónico y teléfonos de contacto)
4. Medios para recibir respuesta a su solicitud
5. Motivos, hechos que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de autorización otorgada, revocar, suprimir, acceder a la información)

El término máximo previsto por la Ley para resolver su reclamación es de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término el Responsable del tratamiento informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio.

TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES A TERCEROS

No entregaremos sus datos personales a otras entidades sin antes obtener su previo consentimiento, salvo que:

✔ La transmisión de sus datos fuese necesaria para la prestación efectiva y cumplimiento de nuestras obligaciones contractuales;
✔ Exista su autorización expresa y brindada para hacerlo;
✔ Sea necesaria para permitir a los proveedores, contratistas o colaboradores prestar los servicios encomendados;
✔ Sea requerido o permitido por la ley.
Sin perjuicio de lo anterior, para realizar una transmisión de sus datos personales a terceros encargados ubicados en Colombia o en el exterior, debe existir (i) una autorización previa, expresa e informada por parte suya, o (ii) un contrato de transmisión de datos personales que contenga, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 2.2.2.25.5.2. del Decreto 1074 de 2015 por lo menos lo siguiente:
✔ Los alcances de la obligación del encargado para el tratamiento de datos personales.
✔ Las actividades que el encargado deberá realizar por nuestra cuenta para el tratamiento de los datos personales.
✔ Las obligaciones del encargado con respecto al titular y nosotros.
✔ La obligación del encargado de dar cumplimiento a las obligaciones contempladas en el aviso de privacidad y el manual interno de políticas y nuestros procedimientos.
✔ La obligación del encargado de realizar el tratamiento de los datos personales de acuerdo con las finalidades autorizadas por los titulares y con legislación aplicable.
✔ La obligación del encargado de dar tratamiento, por cuenta del responsable, a los datos personales conforme a los principios que los tutelan
✔ La obligación del encargado de salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan datos personales.
✔ La obligación del encargado de guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos personales.

C.I DISTRIHOGAR S.A.S COMO ENCARGADO DE LA INFORMACIÓN

En los casos de que DISTRIHOGAR S.A.S opere como encargado de la información, los Responsables de la información deberán solicitar y conservar la autorización del titular de la información, para el tratamiento de los datos personales por parte nuestra, por lo tanto DISTRIHOGAR S.A.S presume que el Responsable de la información, cuenta con las autorizaciones previas y expresas de los titulares con quien tiene contacto, para hacer uso de sus datos personales y suministrará copia de tales autorizaciones en caso de que como encargados lo requieran, para los fines consagrados en la política de tratamiento de datos personales.

SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD.

Con el fin de cumplir con el principio de seguridad de la LEPDP, y mantener la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos personales que se encuentran en nuestras bases de datos y archivos, adoptaremos las medidas de seguridad necesarias para evitar la alteración, pérdida y tratamiento o acceso no autorizado a sus datos personales.

ACTUALIZACIÓN Y VIGENCIA

La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 15 de abril del año 2023.

Los datos personales proporcionados se conservarán mientras no se solicite la supresión por parte del Titular de la Información y/o el interesado y siempre que, no exista un deber legal de conservarlos.

......................

POLÍTICAS GENERALES DE CUMPLIMIENTO

Programa de Ética Empresarial

Este documento recopila información relacionada con normas y procedimientos sobre corrupción y soborno transnacional que la empresa debe adoptar para evitar involucrarse en situaciones que puedan poner en riesgo su reputación comercial. Adapta el Manual de Cumplimiento según los parámetros de la Ley 1778 del 2 de febrero de 2016, y reitera el compromiso de C.I DISTRIHOGAR S.A.S con la ética empresarial y la responsabilidad social, principios que guiarán el desarrollo de su actividad económica, credibilidad y confianza.

El objetivo principal de implementar el Programa de Transparencia y Ética Empresarial es prevenir y mitigar riesgos específicos relacionados con el soborno transnacional o cualquier otra práctica corrupta, sensibilizando y promoviendo el cumplimiento en toda la estructura empresarial bajo principios corporativos y las mejores prácticas comerciales.

El Programa de Transparencia y Ética Empresarial deC.I DISTRIHOGAR S.A.S se lanza con el compromiso de la alta dirección, empleados, contratistas, accionistas e inversionistas, incluyendo a todos aquellos que establezcan cualquier relación comercial, contractual o de cooperación directa o indirectamente.

Frente al riesgo de soborno transnacional, la alta dirección establece un apetito de riesgo BAJO. Esto significa que se deben priorizar para mitigación los riesgos de severidad extrema, seguidos por los de alta severidad. Estos últimos, si tienen baja probabilidad y la empresa ya ha tomado medidas para mitigar el impacto, serán considerados como riesgos aceptados, ya que los riesgos de soborno transnacional suelen entrar en esta categoría.

Es importante recordar que el apetito de riesgo es la cantidad de riesgo que una organización está dispuesta a aceptar para alcanzar sus objetivos estratégicos. Toda empresa incurre en riesgos inherentes al desarrollo de sus actividades empresariales. No existe negocio sin riesgo o con riesgo cero (0). La única manera de eliminar completamente el riesgo es no realizando la actividad. Por lo tanto, la alta dirección debe establecer su APETITO DE RIESGO y, con base en ello, la cantidad de dinero que está dispuesta a asumir como tolerable.

Compromiso de la Alta Dirección en la Prevención del Soborno Transnacional

Las Políticas de Cumplimiento son emitidas por la Alta Dirección, responsable de promover una cultura de transparencia e integridad, en la que el soborno transnacional y la corrupción en general sean considerados inaceptables. En consecuencia, los empleados deben seguir el ejemplo de la Alta Dirección para construir colectivamente una política orientada a la prevención del soborno transnacional, otras prácticas corruptas y el cumplimiento general de la ley.

Políticas Específicas de Cumplimiento

La empresa asume un compromiso firme para prevenir el soborno transnacional y cualquier otra práctica corrupta, asegurando que sus operaciones comerciales se realicen de manera ética, transparente y honesta.

• La alta dirección provee los recursos económicos, humanos y tecnológicos requeridos por el Oficial de Cumplimiento para cumplir con sus funciones.

• La empresa tomará acciones pertinentes contra los administradores que incumplan las disposiciones del Programa de Ética Empresarial.

• La empresa establece una estrategia efectiva de comunicación para asegurar la adecuada divulgación de las Políticas de Cumplimiento y el Programa de Ética Empresarial entre empleados, asociados, contratistas y el público en general.

• La empresa realizará una revisión anual para evaluar la necesidad de actualizar este documento basado en evaluaciones de riesgo y otras consideraciones relevantes.

• Los contratistas con mayor exposición al riesgo de soborno transnacional deben comprometerse explícitamente a prevenir dicho soborno, incluyendo tales compromisos en sus respectivos contratos. Si el contrato no es escrito, el compromiso del contratista quedará registrado en el formulario de ingreso.

• La capacitación es esencial para asegurar que el Programa de Ética Empresarial sea debidamente comprendido. La empresa realizará capacitaciones anuales, siendo obligatoria la asistencia de los empleados invitados.

• Todos los empleados tienen la obligación de reportar actos de corrupción, tanto interna como externamente.
.

General Compliance Policies - Business Ethics Program

This document gathers information related to rules and procedures concerning corruption and transnational bribery that the company must adopt to avoid being involved in situations that could jeopardize its commercial reputation. It adapts the Compliance Manual under the parameters of Law 1778 of February 2, 2016, and reiterates the commitment of CI. DISTRIHOGAR SAS.to Business Ethics and social responsibility, which will guide the development of its economic activity, credibility, and trust.

The primary purpose of implementing the Transparency and Business Ethics Program is to prevent and mitigate specific risks related to Transnational Bribery or any other corrupt practice, raising awareness and promoting compliance across the entire business structure under corporate principles and best business practices.

The Transparency and Business Ethics Program of CI. DISTRIHOGAR SAS.is launched with the commitment of senior management, employees, contractors, shareholders, and investors, including all those who establish any commercial, contractual, or cooperative relationship directly or indirectly.

Regarding the risk of Transnational Bribery, senior management sets a LOW risk appetite. This means that extreme severity risks must be prioritized for mitigation, followed by high severity risks. The latter, if they have a low probability and the company has already taken measures to mitigate the impact, will be considered accepted risks, as Transnational Bribery risks tend to fall into this category.

It is important to remember that risk appetite is the amount of risk an organization is willing to accept to achieve its strategic objectives. Every company incurs inherent risks in its business activities. There is no business without risk or with zero (0) risk. The only way to eliminate risk is by not conducting the activity. Therefore, senior management must establish its RISK APPETITE and, based on this, the amount of money it is willing to assume as tolerable.

Commitment of Senior Management in Preventing Transnational Bribery

The Compliance Policies are issued by Senior Management and are responsible for promoting a culture of transparency and integrity, where Transnational Bribery and corruption, in general, are considered unacceptable. Accordingly, employees must follow the example set by Senior Management to collectively build a policy aimed at preventing Transnational Bribery, other corrupt practices, and overall compliance with the law.

Specific Compliance Policies

The company assumes a firm commitment to prevent Transnational Bribery and any other corrupt practice, ensuring that its business operations are conducted ethically, transparently, and honestly.

• Senior management provides the economic, human, and technological resources required by the Compliance Officer to fulfill their duties.

• The company will take appropriate actions against administrators who violate the provisions of the Business Ethics Program.

• The company establishes an effective communication strategy to ensure proper dissemination of the Compliance Policies and the Business Ethics Program among employees, associates, contractors, and the general public.

• The company will carry out an annual review to assess the need to update this document based on risk evaluations and other relevant considerations.

• Contractors with a higher risk exposure to Transnational Bribery must explicitly agree to prevent Transnational Bribery, with such commitments included in their respective contracts. If the contract is not in writing, the contractor's commitment will be recorded in the onboarding form.

• Training is essential to ensure that the Business Ethics Program is properly understood. The company will conduct annual training sessions, and employees are required to attend when invited.

• All employees are obligated to report acts of corruption both internally and externally.
.

Política de gestión para la prevención y control del riesgo.

.

LAVADO DE ACTIVOS, FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Y LA FINANCIACIÓN PARA LA PROLIFERACIÓN DE ARMAS DE DESTRUCCIÓN MASIVA (LA/FT/FPADM) SAGRILAFT

CORRUPCIÓN Y SOBORNO TRANSNACIONAL PROGRAMA DE TRANSPARENCIA Y ETICA EMPRESARIAL

CI DISTRIHOGAR SAS. se encuentra sometida a la vigilancia de la Superintendencia de Sociedades y de acuerdo con las normas vigentes, diseñó e implementó un Sistema de autocontrol y gestión del riesgo integral para el LA/FT/FPADM, así como un programa de transparencia y ética empresarial que le permita contribuir con la lucha contra estos flagelos, alcanzar los objetivos estratégicos y proporcionar a la administración un aseguramiento razonable con respecto al logro de los mismos.

I. OBJETIVO

Establecer los lineamientos en materia de gestión para la prevención y control del riesgo LA/FT/FPADM y de corrupción transnacional, con el fin de minimizar la posibilidad que a través de las distintas actividades que lleva a cabo la empresa en el desarrollo de sus operaciones, se introduzcan recursos provenientes de esos delitos, se use como instrumento para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento de cualquier forma de dinero y otros bienes provenientes de actividades ilícitas y/o que se comentan delitos de corrupción y delitos que atenten contra la transparencia, la ética y la moralidad pública.

II. CONDICIONES GENERALES

CI DISTRIHOGAR SAS, está comprometida con la lucha contra estas actividades ilícitas, por lo tanto, dará estricto cumplimiento a las normas que le apliquen.

CI DISTRIHOGAR SAS. impulsará internamente un abierto rechazo hacia cualquier actividad delictiva o conducta que implique actividades LA/FT/FPADM o de corrupción. El cumplimiento de las metas comerciales de CI DISTRIHOGAR SAS. está supeditado al cumplimiento de las normas de prevención y control de LA/FT/FPADM y a las relativas a transparencia y ética empresarial.

Todas las operaciones, negocios y contratos que adelante CI DISTRIHOGAR SAS. se ajustarán a las políticas y procedimientos dispuestos en sus manuales y demás normas internas que regulen sobre las fuentes de riesgo de LA/FT/FPADM y a las de transparencia y ética empresarial, de lo contrario no se tramitarán.

Esta Política es de obligatorio cumplimiento al igual que todos los procedimientos relacionados y aplica a todo el personal que labore en la compañía, los accionistas, clientes, proveedores y demás terceros vinculados a CI DISTRIHOGAR SAS

III. SISTEMA INTEGRAL PARA LA GESTIÓN DE LA PREVENCIÓN Y CONTROL DEL LAVADO DE ACTIVOS Y DE LA FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Y PROGRAMA DE TRANSPARENCIA Y ETICA EMPRESARIAL
Debida diligencia para el conocimiento de Clientes y proveedores: De acuerdo con la forma de comercialización de los productos las personas naturales o jurídicas que deseen hacer parte del registro de CI DISTRIHOGAR SAS. se identificarán y cumplirán un proceso de vinculación mediante el diligenciamiento de un formulario y la entrega de documentación soporte que será objeto de verificación y confirmación. De acuerdo con su perfil durante su vinculación y las transacciones relevantes que realicen, se adelantaran los correspondientes análisis para establecer la coherencia con su actividad económica y con la demás información suministrada.

Diligencia intensificada para los Clientes y proveedores que pueden exponer en mayor grado al riesgo de LA/FT/FPADM y corrupción: De acuerdo con la forma de comercialización de los productos, CI DISTRIHOGAR SAS. desarrollará procesos especiales de vinculación y seguimiento en caso de contar con terceros que por la naturaleza de sus actividades la puedan exponer a un mayor riesgo de LA/FT/FPADM y/o corrupción y propenderá por identificar al beneficiario final de los bienes y servicios comercializados en estos casos.

Con respecto a la verificación de listas: CI DISTRIHOGAR SAS. no establecerá relaciones contractuales con clientes, empleados, proveedores o terceros que se encuentren registrados en las listas vinculantes para Colombia. Por otra parte, la coincidencia con otras listas o información negativa de carácter público relacionada con LA/FT/FPADM y/o corrupción se considerará un criterio importante para denegar o terminar una relación contractual.

IV. DEBER DE RESERVA

Reserva sobre la información de clientes y proveedores: CI DISTRIHOGAR SAS, solo levantará la reserva sobre la información recaudada de sus contrapartes como consecuencia de las solicitudes formuladas por escrito y de manera específica por las autoridades competentes, con el lleno de los requisitos y formas legales y en los casos señalados por las normas.

V. CANAL DE DENUNCIA O REPORTE SE ALERTAR LAFT PARA SAGRILAFT Y EL PROGRAMA DE ÉTICA Y TRANSPARENCIA.

¿Qué hacer cuándo identifico una situación de riesgo de LAFT, corrupción o soborno transnacional en la que se involucre a CI DISTRIHOGAR SAS, sus empleados, clientes, proveedores o accionistas?

LA CI DISTRIHOGAR SAS, ha dispuesto a través de la firma asesora, un canal de denuncia que es confidencial y de manejo interno del consultor, para la gestión de las denuncias que pueden ser presentadas por cualquier persona vía correo electrónico a (escribaaquísucorreodelcanaldedenuncia@.com.co), igualmente, informa que ha divulgado el conocimiento de este canal al interior de la empresa, así como los canales oficiales designados por la Superintendencia de Sociedades y la Secretaría de Transparencia de la Presidencia de la República de Colombia.

¿Qué hacer cuándo identifico una situación de riesgo de corrupción o soborno transnacional a nivel general?

Canal de Denuncias por Soborno Transnacional:
https://www.supersociedades.gov.co/web/asuntos-economicos-societarios/canal-de-denuncias-por-soborno-transnacional

Canal de Denuncias por actos de Corrupción:
https://portal.paco.gov.co/index.php?pagina=denuncie